Starostwo Powiatowe w Lubartowie

pokój nr: 155-157 (pierwsze piętro)

tel. 81 854 28 45

pokój nr: 259 (drugie piętro)

tel. 81 854 60 28

pokój nr: 11 (parter)

tel. 81 855 24 50

Do zadań WYDZIAŁU ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNEGO, który podlega Sekretarzowi Powiatu należy w szczególności:

1. W zakresie obsługi Rady i Zarządu Powiatu:

1. obsługa kancelaryjno-techniczna sesji Rady Powiatu;

2. ustalanie terminów i powiadamianie o posiedzeniach stałych i doraźnych komisji Rady;

3. obsługa kancelaryjna posiedzeń Komisji Rewizyjnej oraz Komisji Skarg, Wniosków i Petycji;

4. obsługa kancelaryjna dyżurów Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Powiatu;

5. obsługa kancelaryjno-techniczna posiedzeń Zarządu Powiatu;

6. prowadzenie rejestrów:

1. uchwał Rady,

2. uchwał Zarządu,

3. interpelacji i wniosków radnych,

4. zarządzeń Starosty Lubartowskiego;

7. prowadzenie i udostępnianie do wglądu zbioru aktów prawa miejscowego;

8. gromadzenie dokumentacji Rady Powiatu, Komisji Rady Powiatu i Zarządu Powiatu;

9. przekazywanie uchwał organów powiatu organom nadzoru;

10. przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubelskiego;

11. przekazywanie do realizacji uchwał Rady, wniosków Komisji i interpelacji radnych wskazanych przez Zarząd;

12. przekazywanie do realizacji uchwał, decyzji i postanowień Zarządu wskazanych przez Zarząd;

13. pomoc Przewodniczącemu Rady, Przewodniczącym Komisji Rady oraz pozostałym radnym w wypełnianiu obowiązków radnego;

14. nadzór nad obsługą kancelaryjną posiedzeń oraz dokumentacją komisji stałych Rady.

2. W zakresie obsługi kancelaryjnej:

1. prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa;

2. składanie zamówień na prasę;

3. prowadzenie archiwum zakładowego;

4. poświadczanie zgodności duplikatów dokumentów z oryginałami;

5. ewidencja pieczęci urzędowych i pieczątek.

3. W zakresie kadr i spraw pracowniczych:

1. prowadzenie spraw osobowych, w tym:

1. przechowywanie akt osobowych pracowników Starostwa,

2. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnianiem, awansowaniem, nagradzaniem i zwalnianiem pracowników Starostwa i kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych i inspekcji Powiatu,

3. nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy przez pracowników Starostwa (listy obecności, rozliczanie wyjść prywatnych itp.),

4. koordynacja planu urlopów oraz prowadzenie dokumentacji związanej z ich ewidencją,

5. ewidencja oraz wydawanie legitymacji służbowych,

6. przeprowadzanie okresowych ocen pracowników,

7. organizacja służby przygotowawczej,

8. koordynacja i realizacja spraw związanych z podnoszenia kwalifikacji pracowników,

2. współdziałanie z Wydziałem Finansowym w zakresie realizacji regulaminowych
   zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

3. wydawanie i prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.

3. W zakresie organizacji i nadzoru:

1. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Starostwa;

2. koordynacja i kontrola rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
   w wydziałach oraz prowadzenie rejestrów skarg i wniosków;

3. koordynacja i kontrola rozpatrywania i załatwiania wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;

4. koordynacja i kontrola rozpatrywania i załatwiania petycji w wydziałach oraz prowadzenie ewidencji petycji;

5. prowadzanie zbioru upoważnień Starosty do wydawania decyzji administracyjnych
   i pełnomocnictw;

6. gromadzenie dokumentacji kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Starostwie;

7. nadzorowanie stosowania w Starostwie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego;

8. wykonywanie kontroli wewnętrznej w stosunku do wszystkich wydziałów Starostwa w zakresie stosowania procedur administracyjnych, przestrzegania przez pracowników Starostwa instrukcji kancelaryjnej, archiwizacji dokumentów oraz Regulaminu Organizacyjnego;

9. prowadzenie spraw dotyczących praktyk uczniowskich, studenckich oraz staży absolwenckich;

10. przyjmowanie i publikacja na stronie BIP oświadczeń majątkowych składanych przez radnych, Członków Zarządu, kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych oraz osoby upoważnione do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Starosty;

11. opracowywanie projektów regulaminów wewnętrznych Starostwa oraz kontrola ich realizacji;

12. współpraca z audytorem wewnętrznym.

5. W zakresie redakcji Biuletynu Informacji Publicznej:

1. odpowiedzialność za utrzymanie i aktualizację treści zawartych na stronie BIP
   z zachowaniem wszelkich cech ujętych w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

2. odpowiedzialność za strukturę strony BIP – zapisy o zmianach dokonywanych
   w zakresie każdego elementu struktury strony oraz jej treści;

3. przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej informacji niezbędne do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu o adresie URL utworzonej podmiotowej strony, nazwie podmiotu i liczbie odwiedzin strony Biuletynu oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w treści tych informacji lub likwidacji podmiotu.

5. W zakresie informatyzacji urzędu:

1. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania elektronicznych systemów informacji prawnej i obiegu dokumentów;

2. wdrażanie systemów komunikacji elektronicznej;

3. nadzór nad sprawnym działaniem sprzętu audiowizualnego w Starostwie;

4. podejmowanie działań w zakresie zabezpieczenia baz danych zawartych
   w serwerach Starostwa oraz archiwizację danych;

5. zabezpieczenie prawidłowej pracy systemów komputerowych;

6. administrowanie siecią komputerową Starostwa;

7. opiniowanie i koordynacja zakupów sprzętu i oprogramowania komputerowego dla Starostwa;

8. kontrola legalności i celowości zainstalowanego oprogramowania w komputerach Starostwa;

9. nadzór techniczny nad prawidłowym funkcjonowaniem strony internetowej Powiatu Lubartowskiego we współpracy z wszystkimi wydziałami;

10. bezpieczne niszczenie nośników oraz urządzeń zawierających dane wrażliwe, wycofane z przetwarzania np. niszczenie starych kopii bezpieczeństwa baz, niszczenie dysków twardych i pamięci flash mogących zawierać dane osobowe;

11. administrowanie dostępem do sieci Internet oraz pocztą elektroniczną;

12. konserwacja oraz naprawa sprzętu komputerowego;

13. nadzór nad usługami teleinformatycznymi świadczonymi dla potrzeb starostwa (RIOS, BIP);

14. prowadzenie ewidencji mienia informatycznego oraz licencji Starostwa;

15. prowadzenie szkoleń z zakresu obsługi sprzętu oraz oprogramowania informatycznego;

16. obsługa monitoringu.

5. W zakresie spraw obywatelskich:

1. podejmowanie wraz z innymi właściwymi organami skoordynowanych przedsięwzięć w celu zabezpieczenia imprez masowych;

2. wykonywanie zadań związanych z organizacją, przygotowywaniem
   i przeprowadzaniem wyborów i referendów;

3. wykonywanie innych zadań zleconych przez Starostę.

5. W zakresie administrowania budynkami i zaopatrzenia:

1. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem budynkiem Starostwa Powiatowego i innymi nieruchomościami (obiektami) wchodzącymi w skład zasobu Powiatu a nierozdysponowanymi na rzecz jednostek lub innych podmiotów;

2. gospodarowanie lokalami biurowymi w siedzibie Starostwa Powiatowego;

3. zaopatrzenie materiałowo techniczne Starostwa;

4. zakup maszyn i urządzeń oraz mebli i materiałów biurowych;

5. prowadzenie magazynu materiałów związanych z bieżącą obsługą Starostwa;

6. prowadzenie ewidencji wyposażenia i środków trwałych Starostwa Powiatowego;

7. zamawianie i realizacja zamówień pieczęci i pieczątek;

8. zaopatrzenie w środki czystości;

9. zakup odzieży ochronnej i roboczej dla pracowników obsługi i stanowisk pomocniczych;

10. zabezpieczenie wyposażenia budynku zgodnie z zasadami BHP i p.poż.;

11. prowadzenie dokumentacji związanej z utrzymaniem samochodów służbowych;

9. Do zadań Referatu ds. Obsługi Gospodarczej należy w szczególności:

1. utrzymanie należytego stanu technicznego obiektów budowlanych należących do powiatu lubartowskiego zgodnie z wymogami prawa budowlanego;

2. przygotowywanie projektów i zakresu rzeczowego remontów;

3. prowadzenie bieżących remontów;

4. utrzymanie czystości i porządku w budynku Starostwa i jego najbliższym otoczeniu;

5. zabezpieczenie nieruchomości przed uszkodzeniem i zniszczeniem, w tym na wniosek kierownika Referatu ds. Gospodarki Nieruchomościami, nieruchomości nierozdysponowanych na rzecz jednostek lub innych podmiotów;

6. dokonywanie okresowych kontroli stanu technicznego sprawności elementów budynku;

7. utrzymanie zieleni na Dziedzińcu przed Pałacem Sanguszków w Lubartowie;

8. nadzór i koordynacja pracy w ramach organizowanych robót publicznych i prac interwencyjnych, związanych z obsługą gospodarczo-techniczną Starostwa.