Starostwo Powiatowe w Lubartowie

pokój nr: 155-157 (pierwsze piętro)

tel. 81 854 28 45

pokój nr: 259 (drugie piętro)

tel. 81 854 60 28

pokój nr: 11 (parter)

tel. 81 855 24 50

pokój nr: 261-262 (drugie piętro) Referat ds. Promocji i Współpracy

tel. 81 854 62 88

Do zadań WYDZIAŁU ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNEGO, który podlega Sekretarzowi Powiatu należy w szczególności:

1. W zakresie obsługi Rady i Zarządu Powiatu: 
1) obsługa kancelaryjno-techniczna sesji Rady Powiatu; 
2) ustalanie terminów i powiadamianie o posiedzeniach stałych i doraźnych komisji Rady; 
3) obsługa kancelaryjna posiedzeń Komisji Rewizyjnej oraz Komisji Skarg, Wniosków i Petycji; 
4) obsługa kancelaryjna dyżurów Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Powiatu; 
5) obsługa kancelaryjno-techniczna posiedzeń Zarządu Powiatu; 
6) prowadzenie rejestrów: 
a) uchwał Rady, 
b) uchwał Zarządu, 
c) interpelacji i wniosków radnych, 
d) zarządzeń Starosty Lubartowskiego; 
7) prowadzenie i udostępnianie do wglądu zbioru aktów prawa miejscowego; 
8) gromadzenie dokumentacji Rady Powiatu, Komisji Rady Powiatu i Zarządu Powiatu; 
9) przekazywanie uchwał organów powiatu organom nadzoru; 
10) przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubelskiego; 
11) przekazywanie do realizacji uchwał Rady, wniosków Komisji i interpelacji radnych wskazanych przez Zarząd; 
12) przekazywanie do realizacji uchwał, decyzji i postanowień Zarządu wskazanych przez Zarząd; 
13) pomoc Przewodniczącemu Rady, Przewodniczącym Komisji Rady oraz pozostałym radnym w wypełnianiu obowiązków radnego; 
14) nadzór nad obsługą kancelaryjną posiedzeń oraz dokumentacją komisji stałych Rady. 

2. W zakresie obsługi kancelaryjnej: 
1) prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa; 
2) składanie zamówień na prasę; 
3) prowadzenie archiwum zakładowego; 
4) poświadczanie zgodności duplikatów dokumentów z oryginałami; 
5) ewidencja pieczęci urzędowych i pieczątek. 

3. W zakresie kadr i spraw pracowniczych: 
1) prowadzenie spraw osobowych, w tym: 
a) przechowywanie akt osobowych pracowników Starostwa, 
b) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnianiem, awansowaniem, nagradzaniem i zwalnianiem pracowników Starostwa i kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych i inspekcji Powiatu, 
c) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy przez pracowników Starostwa (listy obecności, rozliczanie wyjść prywatnych itp.), 
d) koordynacja planu urlopów oraz prowadzenie dokumentacji związanej z ich ewidencją, 
e) ewidencja oraz wydawanie legitymacji służbowych, 
f) przeprowadzanie okresowych ocen pracowników, 
g) organizacja służby przygotowawczej, 
h) koordynacja i realizacja spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników; 
2) współdziałanie z Wydziałem Finansowym w zakresie realizacji regulaminowych zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 
3) wydawanie i prowadzenie ewidencji delegacji służbowych. 

4. W zakresie organizacji i nadzoru: 
1) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Starostwa; 
2) koordynacja i kontrola rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w wydziałach oraz prowadzenie rejestrów skarg i wniosków; 
3) koordynacja i kontrola rozpatrywania i załatwiania wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej; 
4) koordynacja i kontrola rozpatrywania i załatwiania petycji w wydziałach oraz prowadzenie ewidencji petycji; 
5) prowadzanie zbioru upoważnień Starosty do wydawania decyzji administracyjnych i pełnomocnictw; 
6) gromadzenie dokumentacji kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Starostwie; 
7) nadzorowanie stosowania w Starostwie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego; 
8) wykonywanie kontroli wewnętrznej w stosunku do wszystkich wydziałów Starostwa w zakresie stosowania procedur administracyjnych, przestrzegania przez pracowników Starostwa instrukcji kancelaryjnej, archiwizacji dokumentów oraz Regulaminu Organizacyjnego; 
9) prowadzenie spraw dotyczących praktyk uczniowskich, studenckich oraz staży absolwenckich; 
10) przyjmowanie i publikacja na stronie BIP oświadczeń majątkowych składanych przez radnych, Członków Zarządu, kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych oraz osoby upoważnione do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Starosty; 
11) opracowywanie projektów regulaminów wewnętrznych Starostwa oraz kontrola ich realizacji; 
12) współpraca z audytorem wewnętrznym. 

5. W zakresie redakcji Biuletynu Informacji Publicznej: 
1) odpowiedzialność za utrzymanie i aktualizację treści zawartych na stronie BIP z zachowaniem wszelkich cech ujętych w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej; 
2) odpowiedzialność za strukturę strony BIP – w zakresie każdego elementu struktury strony oraz jej treści; zapisy o zmianach dokonywanych 
3) przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu o adresie URL utworzonej podmiotowej strony, nazwie podmiotu i liczbie odwiedzin strony Biuletynu oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w treści tych informacji lub likwidacji podmiotu. 

6. W zakresie informatyzacji urzędu: 
1) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania elektronicznych systemów informacji prawnej i obiegu dokumentów; 
2) wdrażanie systemów komunikacji elektronicznej; 
3) nadzór nad sprawnym działaniem sprzętu audiowizualnego w Starostwie; 
4) podejmowanie działań w zakresie zabezpieczenia baz danych zawartych w serwerach Starostwa oraz archiwizację danych; 
5) zabezpieczenie prawidłowej pracy systemów komputerowych; 
6) administrowanie siecią komputerową Starostwa; 
7) opiniowanie i koordynacja zakupów sprzętu i oprogramowania komputerowego dla Starostwa; 
8) kontrola legalności i celowości zainstalowanego oprogramowania w komputerach Starostwa; 
9) nadzór techniczny nad prawidłowym funkcjonowaniem strony internetowej Powiatu Lubartowskiego we współpracy z wszystkimi wydziałami; 
10) bezpieczne niszczenie nośników oraz urządzeń zawierających dane wrażliwe, wycofane z przetwarzania np. niszczenie starych kopii bezpieczeństwa baz, niszczenie dysków twardych i pamięci flash mogących zawierać dane osobowe; 
11) administrowanie dostępem do sieci Internet oraz pocztą elektroniczną; 
12) konserwacja oraz naprawa sprzętu komputerowego; 
13) nadzór nad usługami teleinformatycznymi świadczonymi dla potrzeb starostwa (RIOS, BIP); 
14) prowadzenie ewidencji mienia informatycznego oraz licencji Starostwa; 
15) prowadzenie szkoleń z zakresu obsługi sprzętu oraz oprogramowania informatycznego; 
16) obsługa monitoringu.

7. W zakresie spraw obywatelskich: 
1) podejmowanie wraz z innymi właściwymi organami skoordynowanych przedsięwzięć w celu zabezpieczenia imprez masowych; 
2) wykonywanie zadań związanych i przeprowadzaniem wyborów i referendów; 
3) wykonywanie innych zadań zleconych przez Starostę. 

8. W zakresie administrowania budynkami i zaopatrzenia: z organizacją, przygotowywaniem 
1) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem budynkiem Starostwa Powiatowego i innymi nieruchomościami (obiektami) wchodzącymi w skład zasobu Powiatu a nierozdysponowanymi na rzecz jednostek lub innych podmiotów; 
2) gospodarowanie lokalami biurowymi w siedzibie Starostwa Powiatowego; 
3) zaopatrzenie materiałowo techniczne Starostwa; 
4) zakup maszyn i urządzeń oraz mebli i materiałów biurowych; 
5) prowadzenie magazynu materiałów związanych z bieżącą obsługą Starostwa; 
6) prowadzenie ewidencji wyposażenia i środków trwałych Starostwa Powiatowego; 
7) zamawianie i realizacja zamówień pieczęci i pieczątek; 
8) zaopatrzenie w środki czystości; 
9) zakup odzieży ochronnej i roboczej dla pracowników obsługi i stanowisk pomocniczych; 
10) zabezpieczenie wyposażenia budynku zgodnie z zasadami BHP i p.poż.; 
11) prowadzenie dokumentacji związanej z utrzymaniem samochodów służbowych; 

9. Do zadań Referatu ds. Obsługi Gospodarczej należy w szczególności: 
1) utrzymanie należytego stanu technicznego obiektów budowlanych należących do powiatu lubartowskiego zgodnie z wymogami prawa budowlanego; 
2) przygotowywanie projektów i zakresu rzeczowego remontów; 
3) prowadzenie bieżących remontów; 
4) utrzymanie czystości i porządku w budynku Starostwa i jego najbliższym otoczeniu; 
5) zabezpieczenie nieruchomości przed uszkodzeniem i zniszczeniem, w tym na wniosek kierownika Referatu ds. Gospodarki Nieruchomościami, nieruchomości nierozdysponowanych na rzecz jednostek lub innych podmiotów; 
6) dokonywanie okresowych kontroli stanu technicznego sprawności elementów budynku; 
7) utrzymanie zieleni na Dziedzińcu przed Pałacem Sanguszków w Lubartowie; 
8) nadzór i koordynacja pracy w ramach organizowanych robót publicznych i prac interwencyjnych, związanych z obsługą gospodarczo-techniczną Starostwa. 

10. Do zadań Referatu ds. Promocji i Współpracy należy w szczególności 
1) W zakresie promocji i nadzoru nad stroną internetową: 
a) opracowywanie lub współpraca przy opracowywaniu dokumentów o charakterze strategicznym w zakresie promocji powiatu oraz ich aktualizacja i monitoring procesu wdrażania; 
b) realizacja zadań w zakresie promocji samorządu terytorialnego wynikających z zapisów wojewódzkich i krajowych dokumentów strategicznych i programowych; 
c) inicjowanie i organizacja własnych imprez i wydarzeń promocyjnych oraz współdziałanie z innymi podmiotami i jednostkami samorządu terytorialnego w tym zakresie; 
d) współdziałanie z organami samorządu terytorialnego szczebla wojewódzkiego i gminnego, a także z lokalnymi podmiotami przy organizacji obcych imprez i wydarzeń o charakterze promocyjnym (targi, wystawy, konferencje itp.); 
e) organizacja obchodów rocznic w celu upamiętnienia walki o niepodległość Polski oraz uczczenia pamięci ofiar wojny i okresu powojennego; 
f) przygotowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjnych i gadżetów reklamowych; 
g) prowadzenie spraw z zakresu obejmowania patronatem honorowym starosty przedsięwzięć organizowanych przez podmioty zewnętrzne; 
h) współpraca z jednostkami organizacyjnymi powiatu w zakresie rozwoju i promocji; 
i) promowanie potencjału gospodarczego, kulturalnego, turystycznego Powiatu w kraju i za granicą; 
j) kreowanie pozytywnego wizerunku Powiatu; 
k) przygotowywanie materiałów informacyjnych dotyczących aktualnych wydarzeń w Powiecie i zamieszczanie ich na stronie internetowej Starostwa; 
l) dokumentowanie i utrwalanie wydarzeń/ imprez organizowanych przez Starostwo i powiatowe jednostki organizacyjne, a także przedsięwzięć realizowanych przez inne podmioty, w których uczestniczy starosta i/lub inne osoby reprezentujące Powiat Lubartowski; 
m) inicjowanie i współpraca w przygotowaniu i redakcji publikacji promujących powiat; 
n) przygotowywanie korespondencji okolicznościowej oraz prowadzenie kalendarza świąt, rocznic, uroczystości związanych z życiem społeczno-gospodarczym Powiatu; 
o) współpraca z kierownikami komórek merytorycznych Starostwa i powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży w zakresie pozyskiwania materiałów i informacji prasowych dotyczących tematyki samorządowej, bieżących relacji z wydarzeń i uroczystości powiatowych oraz aktualności i tematów interesujących lokalną społeczność; 
p) nadzór i współudział w procesie redagowania materiałów prasowych oraz selekcji materiałów fotograficznych przeznaczonych do druku; 
q) merytoryczne opracowywanie materiałów zamieszczanych na stronie internetowej; 
r) nawiązywanie współpracy z mediami w zakresie polityki informacyjnej Starostwa; 
s) udzielanie informacji związanych z działalnością Starostwa instytucjom i osobom fizycznym; 
t) współpraca z wydziałami Starostwa w zakresie prawidłowej realizacji zadań związanych z prowadzeniem polityki promocyjnej Starostwa; 
u) przygotowywanie materiałów informacyjnych do mediów; 
v) współpraca z wydziałami Starostwa w zakresie organizacji imprez i promocji; 
w) kreowanie wizerunku medialnego Powiatu; 
x) organizacja konferencji prasowych; 
y) koordynacja produkcji druków promocyjnych (banerów, plakatów) oraz druków informacyjnych; 
z) monitoring mediów. 
2) W zakresie współpracy: 
a) nawiązywanie i prowadzenie współpracy międzynarodowej; 
b) promocja integracji europejskiej; 
c) inicjowanie działań na rzecz rozwoju przedsiębiorczości w powiecie – promocja przedsiębiorczości; 
d) współpraca z organizacjami pozarządowymi, stowarzyszeniami, towarzystwami naukowymi i fundacjami oraz opracowywanie przy udziale tych organizacji corocznego programu współpracy powiatu lubartowskiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie; 
e) przygotowywanie otwartych konkursów ofert dla organizacji pozarządowych na realizację zadań własnych powiatu z zakresu promocji, kultury fizycznej i turystyki, kultury; 
f) przygotowywanie otwartych konkursów ofert dla organizacji pozarządowych na realizację zadań własnych powiatu z zakresu promocji, kultury fizycznej i turystyki, porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami; 
g) prowadzenie procedury przekazywania i rozliczania dotacji udzielanych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, na realizację zadań publicznych z zakresu promocji, kultury fizycznej i turystyki, porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami; 
h) prowadzenie procedury przekazywania i rozliczania dotacji udzielanych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, na realizację zadań publicznych z zakresu promocji, kultury fizycznej i turystyki, kultury; 
i) realizacja zadań kulturalnych wynikających z polityki państwa oraz określonych przez Radę Powiatu 
j) współdziałanie przy organizacji imprez o zasięgu gminnym z zakresu kultury, realizowanych na terenie powiatu; 
k) prowadzenie ewidencji stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego i stowarzyszeń zwykłych; 
l) prowadzenie nadzoru nad stowarzyszeniami zarejestrowanymi w KRS oraz stowarzyszeniami zwykłymi w zakresie zgodności ich działalności z przepisami prawa i postanowieniami statutu w tym prowadzenie kontroli o której mowa w art. 25a ustawy prawo o stowarzyszeniach; 
m) nadzorowanie działalności stowarzyszeń i fundacji mających siedzibę na terenie Powiatu, z wyłączeniem stowarzyszeń kultury fizycznej; 
n) prowadzenie biuletynu samorządowego; 
o) koordynacja spraw związanych z przyznawaniem nagród z zakresu kultury.”